تقسیم بندی فضای غرفه

براي اينکه بتوان حداکثر بهره برداري را از فضاي غرفه نمود، لازم است غرفه بر اساس نيازها و محدوديتها و با توجه به اهداف تعيين شده براي حضور در نمايشگاه با نقشه دقيق و حساب شده اي تقسيم بندي گردد.
چگونگي تقسيم بندي غرفه ميتواند با توجه به نوع فعاليت و اهداف شرکت ها متفاوت باشد. فضاي غرفه ميتواند به تعدادي و يا همه موادر زير تقسيم شود:

- فضاي نمايش کالا ها
- فضاي بخش اطلاع رساني
- فضاي مذاکره و مشاوره
- فضاي نمايشهاي تصويري
- فضاي مبلمان اداري
- فضاي خدمات و پذيرايي
- فضاي انبار يا لوازم اضافي
- فضاي آموزش
بطور معمول فضاي غرفه ها را ميتوان به چند بخش بدون در نظر گرفتن مساحت آنها تقسيم بندي نمود.

غرفه سازي

بخش اطلاعات
در اين بخش که معمولا در ابتداي غرفه است براي آشنايي و اطلاع رساني شرکت ها با بازديدکنندگاه مي باشد و از قسمت هاي مهم جهت جذب مخاطب و رسيدن به اهداف شرکت ها مي باشد. در اين بخش ارايه بروشورها و هداياي کوچک شرکت ها و راهنمايي بازديد کنندگان و پاسخ به آنها در حد اطلاع رساني انجام مي پذيرد و ميتواند بعنوان پيشاني شرکت ها جهت نمايش شخصيت شرکت و جذب بازديد کننده عمل نمايد. معمولا بايد افرادي با سطح روابط عمومي بالا در اين قسمت فعاليت کنند و با همه مراجعه کنندگان با رعايت نهايت احترام و توجه رفتار کنند. اين اصل مهمي است که گاهي در اجراي آن سهل انگاري ميشود.

بخش نمايش
فضاي نمايش از ارکان اصلي غرفه محسوب مي گردد در اين بخش ارايه خدمات ، کالا و يا ماکت محصول انجام مي پذيرد در اين قسمت ارتباط مسئول غرفه و يا کارشناسان بخش فروش و فني با بازديدکنندگان و خريدارين برقرار ميگردد. بازديد کننده از نزديک با محصول و اهداف حضور شرکت آشنا شده و نحوه تعاملات بعدي پايه گذاري خواهد شد.
در اين بخش نحوه کار ماشين آلات را نيز ميتوان نمايش دادو اطلاعات تخصصي تر را در اختيار مشتري قرار داد. در صورت عدم وجود فضا جهت بخش مذاکره و مشاوره تمام مراحل انجام کار در اين بخش انجام خواهد پذيرفت. با طراحي مناسب، فضاي نمايش تصويري در اين بخش قابل اجرا خواهد بود.

بخش مذاکره و مشاوره
اين بخش نقش مهمي در بازاريابي و فروش کالا و خدمات دارد و همچنين متقاعد کردن مشتري جهت خريد کلا يا استفاده از آن خدمات و سپس انعقاد قرار داد دارد.
در اين بخش قابليت هاي محصول، توانمندي شرکت و توضيحات کامل توسط گروه و يا فرد مذاکره در اختيار مشتري قرار مي گيرد و مذاکره اوليه ، توافق نامه و احيانا امضاي پيش قرار داد و اهداي هداياي شرکت و کاتالوگ هاي تخصصي انجام خواهد پذيرفت. طراحي اين بخش مي تواند متفاوت و با الهام از اتاق جلسات و مذاکرات شرکت و داراي امکانات مناسب و راحت باشد.
در اين بخش اگر فضا، وسعت لازم را داشته باشد ميتوان بخشي را جهت پذيرايي مهمانان خاص و براي انعقاد قرارداد ، تدارک نمود.

بخش پشتيباني
- ناحيه قابل رويت: شامل مبلمان اداري و بخش پذيرايي مدعوين و بازديدکنندگان مي باشد
- ناحيه غير قابل رويت: شامل فضاي نگه داري تجهيزات و لوازم اضافي، فضاي آبدار خانه، فضاي استراحت و . .
اين بخش با توجه به وسعت غرفه و امکانات شرکت ها متفاوت خواهد بود و طراحي واحد هاي آن مي تواند در صورت بزرگ بودن بصورت مجزا و مستقل انجام پذيرد. در اکثر غرفه هاي شرکت ها و سازمانهاي بزرگ اينکار انجام مي پذيرد.

بخش آموزش
اين بخش با توجه به اهميت بحث آموزش و استفاده بهينه از بعد تبليغات و شناساندن شرکت و محصولات آن، در صورت داشتن فضاي کافي، محلي را در غرفه به اين امر اختصاص مي دهند و در انجا علاوه بر معرفي شرکت، طرز کار اجرايي و تخصصي مربوطه و يا نحوه ارايه خدمات را رايگان آموزش مي دهند. در بعضي از نمايشگاه ها با ايجاد فضاي شبيه کلاس درس علاوه بر آموزش، به سازماندهي سمينار هاي تخصصي نيز مي پردازند